. Nic bardziej mylnego, bowiem okazuje się, że niektóre organy (również w ramach Krajowej IIB) nadal uważają, że tylko oryginały dokumentów (lub ich odpowiednio uwierzytelnione kopie) mogą być dowodami w sprawie.
W tej sytuacji przyda się zapewne niedawno wydany wyrok WSA w Krakowie z dnia 31 stycznia 2014 r. I SA/Kr 1821/13 (powołujący się na orzeczenia NSA), w którym czytamy m.in. klik:
Po pierwsze trzeba wskazać, że konkluzja organu, jakoby kserokopia dokumentu nie mogła być dowodem, jest zbyt daleko idąca. Takie poglądy były rzeczywiście prezentowane w części starszych orzeczeń sądów administracyjnych (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2003 r., sygn. akt III SA 110/03, Lex Omega nr 148853). Niemniej jednak nie znajdują one oparcia w powołanym wyżej art. 75 § 1 k.p.a., który stawia środkom dowodowym tylko dwa wymogi: aby były przydatne do wyjaśnienia sprawy i nie były sprzeczne z prawem. Przepisy postępowania różnicują co prawda moc pewnych środków dowodowych, przyznając szczególny walor dokumentom urzędowym, zgodnie bowiem z art. 76 § 1 k.p.a. dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Kserokopia dokumentu, nie będąca ani oryginałem, ani kopią poświadczoną za zgodność, nie posiada takiego waloru. Wcale jednak z takiego uregulowania nie wynika, by w ogóle nie mogła być dowodem w sprawie. Należy zgodzić się w tym zakresie z poglądem, że w postępowaniu administracyjnym moc dowodową posiadają nie tylko oryginalne dokumenty, ale również ich uwierzytelnione odpisy. Należy przyjąć, że nieuwierzytelniona kserokopia dokumentu urzędowego nie może korzystać z mocy dowodowej oryginału dokumentu. Niewłaściwe byłoby jednak wnioskowanie, że kserokopia dokumentu urzędowego nie może być środkiem dowodowym w postępowaniu administracyjnym. Różnica w mocy dowodowej polega na tym, że kserokopia właściwie uwierzytelniona korzysta z mocy dokumentu oryginalnego, natomiast brak właściwego uwierzytelnienia powoduje, że taki dokument musi być oceniany w świetle całego materiału dowodowego (tak Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 21 sierpnia 2012 r., sygn. akt II GSK 1016/11, Lex Omega nr 1244439). Sam fakt, że strona przedstawia kserokopię, a nie oryginał czy odpis dokumentu urzędowego, nie stoi zatem na przeszkodzie, aby taką kopię uznać za dowód w sprawie.
Oczywiście, organ administracji publicznej, dysponując jedynie kserokopią dokumentu urzędowego, ma prawo w uzasadnionych wypadkach powziąć wątpliwości co do wiarygodności takiego dowodu. Niemniej jednak przedstawienie przez stronę takiej kopii winno być wówczas potraktowane jako przynajmniej zasygnalizowanie, że dowód taki (dokument urzędowy) istnieje. Wówczas organ - o ile uzna, że kserokopia nie jest wystarczająca - powinien podjąć działania w celu uzyskania oryginału albo odpisu dokumentu, to bowiem na nim - a nie na stronie - spoczywa obowiązek wszechstronnego zebrania materiału dowodowego.